La presente informativa è resa ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, “GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 e successive modificazioni (Codice Privacy italiano), per descrivere le modalità con cui Ethica Medica LLC tratta i dati personali degli utenti del sito www.ethicamedicallc.com e dei clienti del servizio di pre-screening medico-legale.
Sezione 1 — Titolare del trattamento
Titolare del trattamento dei dati è Ethica Medica LLC, con sede legale in 16192 Coastal Highway, Lewes, DE 19958, Sussex County, Delaware, Stati Uniti d’America — Registered in the State of Delaware, File No. 10278229.
Contatti generali: info@ethicamedicallc.com Contatto specifico per questioni privacy: privacy@ethicamedicallc.com
Per gli utenti residenti nell’Unione Europea, Ethica Medica LLC opera nel rispetto del GDPR e della normativa italiana applicabile, applicando le tutele previste per i soggetti interessati.
Sezione 2 — Tipi di dati raccolti
Ethica Medica raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati:
a) Dati identificativi e di contatto:
- Nome, cognome
- Indirizzo email
- Numero di telefono
- Codice fiscale (per fatturazione)
- Indirizzo di residenza (per fatturazione)
b) Dati relativi alla salute (categoria particolare ex art. 9 GDPR):
- Cartelle cliniche, referti medici, diagnosi, esami diagnostici (immagini e referti)
- Storia clinica e anamnesi
- Relazioni medico-legali e perizie precedenti
- Documentazione sanitaria caricata dall’utente nei form e nelle aree riservate
- Informazioni sul percorso sanitario e sull’evento oggetto di analisi
c) Dati relativi al caso:
- Descrizione testuale del caso medico fornita dall’utente
- Struttura sanitaria coinvolta
- Periodo dei fatti
- Tipologia di evento medico
d) Dati di pagamento:
- Gestiti integralmente dal processor Stripe (certificato PCI-DSS Level 1)
- Ethica Medica non conserva dati di carta di credito o conti correnti
- Riceve solo conferma di pagamento effettuato e identificativo della transazione
e) Dati di navigazione e cookie:
- Indirizzo IP (anonimizzato per cookie analitici)
- Tipo di browser, dispositivo, sistema operativo
- Pagine visitate, tempo di permanenza, fonte di provenienza
- Si rinvia alla Cookie Policy dedicata per il dettaglio
Sezione 3 — Finalità del trattamento
I dati sono trattati per le seguenti finalità:
- Erogazione del servizio di pre-screening medico-legale, comprendente: ricezione e organizzazione documentazione, analisi tecnica del caso, redazione del report PDF da parte del team medico-legale di Ethica Medica e consegna al cliente.
- Adempimenti contrattuali, fiscali e amministrativi connessi al rapporto professionale (fatturazione, contabilità, conservazione documenti contabili).
- Comunicazioni di servizio: conferme di registrazione, aggiornamenti sullo stato del caso, consegna del report, reminder operativi.
- Eventuale orientamento verso studi legali partner, ove dal report emergano elementi compatibili con una possibile responsabilità sanitaria e previa richiesta esplicita del cliente. Ethica Medica non riceve compensi per tali segnalazioni.
- Marketing diretto (newsletter, comunicazioni promozionali) solo previo consenso esplicito dell’interessato (vedi Sezione 9), revocabile in qualsiasi momento.
- Adempimento di obblighi di legge, anche di natura tributaria o regolamentare, e difesa in giudizio in caso di contenzioso.
Sezione 4 — Base giuridica del trattamento
Le basi giuridiche del trattamento sono:
| Categoria di dato | Base giuridica | Riferimento |
|---|---|---|
| Dati identificativi e contrattuali | Esecuzione del contratto | art. 6, par. 1, lett. b) GDPR |
| Dati sanitari (categorie particolari) | Consenso esplicito dell’interessato | art. 9, par. 2, lett. a) GDPR |
| Dati fiscali e contabili | Obbligo legale | art. 6, par. 1, lett. c) GDPR |
| Comunicazioni di marketing | Consenso libero, revocabile | art. 6, par. 1, lett. a) GDPR |
| Difesa in giudizio | Legittimo interesse + accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria | art. 6, par. 1, lett. f) GDPR + art. 9, par. 2, lett. f) GDPR |
Il consenso al trattamento dei dati sanitari è raccolto mediante checkbox separata e specifica all’atto della sottomissione del form di intake e può essere revocato in qualsiasi momento scrivendo a privacy@ethicamedicallc.com. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca stessa.
Sezione 5 — Destinatari dei dati
I dati possono essere comunicati ai seguenti soggetti, ciascuno nominato responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR mediante apposito accordo (DPA – Data Processing Agreement) o operante in qualità di autonomo titolare per le proprie finalità:
a) Soggetti interni a Ethica Medica:
- Medico-legale incaricato dell’analisi del caso
- Team operativo (Founder, Operations) per gestione amministrativa
- Tutti vincolati da obbligo di riservatezza professionale
b) Consulenti tecnici di parte (CTP) medici esterni, ove necessari per branca specialistica del caso, vincolati da contratto di nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR e da accordo di riservatezza.
c) Studi legali del network partner, ove il cliente richieda espressamente di essere messo in contatto al termine del pre-screening. Il rapporto contrattuale tra cliente e studio legale è autonomo rispetto a Ethica Medica.
d) Fornitori di servizi IT in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR:
| Fornitore | Servizio | Sede | Trasferimento |
|---|---|---|---|
| Aruba S.p.A. | Hosting sito web, registrazione dominio | Italia (UE) | Nessun trasferimento extra-UE |
| HubSpot Inc. | CRM gestione contatti e pipeline commerciale | Stati Uniti | SCC + DPF |
| Brevo SAS | Invio email transazionali e marketing | Francia (UE) | Nessun trasferimento extra-UE |
| Make.com (Celonis SE) | Orchestrazione automazioni e flussi di lavoro | Cechia (UE) | Nessun trasferimento extra-UE |
| Tally NV | Gestione form di acquisizione e feedback cliente | Belgio (UE) | Nessun trasferimento extra-UE |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Gestione pagamenti elettronici | Irlanda (UE) | Eventuale trasferimento a Stripe Inc. (USA) con SCC + DPF |
| Google Ireland Ltd. | Workspace (email, Drive, Documenti), Google Analytics 4 | Irlanda (UE) | Eventuale trasferimento a Google LLC (USA) con SCC + DPF |
| OpenAI Ireland Ltd. | Strumenti di intelligenza artificiale generativa utilizzati come supporto operativo all’organizzazione preliminare della documentazione e all’identificazione degli snodi clinici principali. La valutazione finale e la redazione del report sono di esclusiva responsabilità del team medico-legale di Ethica Medica. Il trattamento avviene su dati pseudonimizzati ove tecnicamente possibile. | Irlanda (UE) | Eventuale trasferimento a OpenAI L.L.C. (USA) con SCC + DPF |
| Calendly LLC | Gestione prenotazione call (servizio opzionale) | Stati Uniti | SCC + DPF |
e) Autorità giudiziarie, di vigilanza e pubbliche amministrazioni, quando richiesto da disposizioni di legge, regolamenti, ordini dell’autorità o per la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
I dati personali non sono diffusi e non vengono ceduti, venduti o scambiati con soggetti terzi per finalità commerciali in assenza di esplicito consenso dell’interessato.
Sezione 6 — Trasferimenti extra-UE
Alcuni dei fornitori di servizi IT indicati nella Sezione 5 hanno sede legale al di fuori dell’Unione Europea, in particolare negli Stati Uniti d’America. Per tali trasferimenti, Ethica Medica garantisce un livello di protezione adeguato attraverso i seguenti strumenti:
a) Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea con decisione di esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021;
b) EU-U.S. Data Privacy Framework, secondo la decisione di adeguatezza della Commissione Europea 2023/1795 del 10 luglio 2023, ove il fornitore aderisca al programma di certificazione DPF;
c) Misure tecniche supplementari: cifratura dei dati in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256), controlli di accesso basati sui ruoli, pseudonimizzazione ove tecnicamente possibile.
Copia delle clausole contrattuali standard e dei DPA in vigore può essere richiesta scrivendo a privacy@ethicamedicallc.com.
Sezione 7 — Periodi di conservazione
| Tipo di dato | Durata di conservazione | Motivo |
|---|---|---|
| Dati identificativi e di contatto | 10 anni dalla chiusura del caso | Art. 2946 c.c. (prescrizione ordinaria), tutela in caso di eventuali contenziosi |
| Dati sanitari relativi al caso (cartella caso, report) | 10 anni dalla chiusura del caso | Art. 2946 c.c. + tutela dell’interessato in eventuali procedimenti |
| Dati fiscali e contabili (fatture, ricevute) | 10 anni | Art. 2220 c.c. e obblighi normativi tributari |
| Dati di marketing (newsletter) | Fino a revoca del consenso, massimo 24 mesi dall’ultima interazione | Principio di minimizzazione e limitazione della conservazione |
| Cookie tecnici e di sessione | Durata della sessione di navigazione | Funzionamento del sito |
| Cookie analitici e di marketing | Massimo 12 mesi, solo previo consenso | Art. 122 Codice Privacy, Linee guida Garante 2021 |
| Log di accesso al sito | 6 mesi | Sicurezza informatica e prevenzione frodi |
Decorsi i termini sopra indicati, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo definitivo, salvo specifici obblighi di legge che ne impongano la conservazione per periodi più lunghi.
L’interessato può in qualsiasi momento richiedere la cancellazione anticipata dei propri dati (art. 17 GDPR), fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge e i diritti di Ethica Medica di trattenere i dati strettamente necessari alla difesa in giudizio.
Sezione 8 — Diritti dell’interessato
In conformità agli articoli 15-22 del GDPR, l’interessato ha diritto a:
- Accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento e accedere ai propri dati personali
- Rettifica (art. 16): chiedere la correzione di dati inesatti o l’integrazione di dati incompleti
- Cancellazione (art. 17 — “diritto all’oblio”): richiedere la cancellazione dei propri dati, fatti salvi gli obblighi di legge
- Limitazione del trattamento (art. 18): chiedere la sospensione del trattamento in casi specifici
- Portabilità (art. 20): ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, o richiederne la trasmissione ad altro titolare
- Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento per motivi connessi alla propria situazione particolare
- Revoca del consenso: ritirare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudizio per la liceità del trattamento precedente
- Decisioni automatizzate (art. 22): non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici. Ethica Medica conferma che le valutazioni contenute nel report di pre-screening sono sempre il risultato dell’analisi del team medico-legale, mai di decisioni automatizzate
Per esercitare i propri diritti, l’interessato può scrivere a privacy@ethicamedicallc.com. Ethica Medica risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta, prorogabili fino a 60 giorni in caso di particolare complessità (art. 12, par. 3 GDPR), dandone comunicazione motivata all’interessato.
Diritto di reclamo all’Autorità di controllo: l’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali — Piazza di Monte Citorio 121, 00186 Roma — www.gpdp.it — qualora ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa applicabile.
Sezione 9 — Consensi specifici
All’atto della sottomissione del form di intake, sono richiesti i seguenti consensi separati e specifici:
- Consenso al trattamento dei dati sanitari (art. 9, par. 2, lett. a GDPR) per l’esecuzione del servizio di pre-screening medico-legale. Obbligatorio per usufruire del servizio.
- Consenso alla comunicazione dei dati ai CTP medici e agli studi legali partner, ove necessario per l’esecuzione del servizio o per orientamento successivo richiesto dal cliente. Obbligatorio per l’erogazione completa del servizio.
- Consenso alla ricezione di comunicazioni commerciali (newsletter, novità, contenuti formativi). Facoltativo, revocabile in qualsiasi momento tramite link di cancellazione presente in ogni email o scrivendo a privacy@ethicamedicallc.com.
- Rinuncia al diritto di recesso (art. 59 lett. a) D.Lgs. 206/2005 — Codice del Consumo): il cliente, chiedendo espressamente l’esecuzione immediata del servizio, riconosce che perderà il diritto di recesso una volta che il servizio sarà completamente eseguito. Obbligatorio per ricevere il report in 48 ore.
- Veridicità delle dichiarazioni: il cliente dichiara la veridicità dei dati e dei documenti forniti, consapevole che dichiarazioni mendaci o omissive possono invalidare la valutazione.
Sezione 10 — Sicurezza del trattamento
Ethica Medica adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio del trattamento, tra cui:
Misure tecniche:
- Cifratura dei dati in transito (TLS 1.3) e a riposo (AES-256)
- Autenticazione a due fattori (2FA) obbligatoria su tutti gli account gestionali
- Backup automatici quotidiani con conservazione su sistemi cifrati
- Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC)
- Pseudonimizzazione dei dati ove tecnicamente possibile per le analisi di supporto
- Monitoraggio continuo degli accessi e log auditabili
- Firewall e sistemi anti-intrusione su tutti i sistemi gestiti
- Aggiornamenti di sicurezza tempestivi su software e sistemi
Misure organizzative:
- Accesso ai dati dei casi limitato esclusivamente al personale autorizzato e contrattualmente vincolato al segreto professionale
- Formazione periodica del personale in materia di protezione dei dati
- Procedure documentate per la gestione di eventuali data breach
- Selezione di fornitori che garantiscano adeguati standard di sicurezza, valutati attraverso DPA conformi all’art. 28 GDPR
- Politiche di password robuste e rotazione periodica delle credenziali
In caso di violazione dei dati personali, Ethica Medica notificherà il Garante per la protezione dei dati personali entro 72 ore dalla scoperta, salvo improbabilità di un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche (art. 33 GDPR), e informerà tempestivamente gli interessati ove il rischio sia elevato (art. 34 GDPR).
Sezione 11 — Cookie
Il sito utilizza cookie tecnici, analitici e di marketing nei limiti e con le modalità descritte nella Cookie Policy dedicata, disponibile all’indirizzo www.ethicamedicallc.com/cookie-policy.
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Sezione 12 — Modifiche alla presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche normative, organizzative o tecniche. La versione più recente è sempre pubblicata all’indirizzo www.ethicamedicallc.com/privacy.
In caso di modifiche sostanziali (es. introduzione di nuove finalità o nuovi sub-responsabili rilevanti), Ethica Medica darà comunicazione preventiva via email agli utenti registrati con anticipo di almeno 30 giorni rispetto all’entrata in vigore delle modifiche.
Sezione 13 — Modalità di contatto
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei propri dati personali, l’utente può rivolgersi a:
Ethica Medica LLC Email privacy: privacy@ethicamedicallc.com Email generale: info@ethicamedicallc.com Sede legale: 16192 Coastal Highway, Lewes, DE 19958, Stati Uniti
Sezione 14 — Foro competente e legge applicabile
Per gli utenti consumatori residenti in Italia, in conformità all’art. 33 del Codice del Consumo (D.Lgs. 206/2005), il foro competente per ogni controversia derivante dall’applicazione della presente informativa o dai rapporti con Ethica Medica è quello del luogo di residenza o domicilio elettivo del consumatore stesso, ove ubicato in Italia.
La presente informativa è soggetta alla normativa italiana, dell’Unione Europea e ai principi di tutela rafforzata previsti per il consumatore.
Ultimo aggiornamento: 20 maggio 2026 — Versione 2.0